Tiết lộ cách xác định nhu cầu công việc như một chuyên gia

Là một nhà tuyển dụng, điều quan trọng là phải hiểu rõ các yêu cầu và trình độ cụ thể cho các vị trí đang cần tuyển. Quá trình này, được gọi là xác định nhu cầu công việc, tạo nền tảng cho việc tuyển dụng thành công. Bên cạnh đó, xác định nhu cầu việc làm cũng đảm bảo thu hút và chọn những ứng viên phù hợp nhất cho tổ chức. Trong bài viết này, freeC sẽ hướng dẫn anh/chị từng bước kèm ví dụ cụ thể về việc xác định yêu cầu công việc, thảo luận về tầm quan trọng, và đưa ra những thông tin có giá trị để triển khai hiệu quả.

Quy trình xác định nhu cầu công việc là gì?

Quy trình Xác định nhu cầu công việc là một thành phần thiết yếu của quy trình lựa chọn nói riêng và quy trình tuyển dụng nói chung. Quá trình này bao gồm việc phân tích và xác định các kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm và trình độ cần thiết cho một vai trò công việc cụ thể trong tổ chức của anh/chị. Bằng cách xác định rõ yêu cầu công việc, anh/chị có thể sắp xếp các nỗ lực tuyển dụng của mình phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức, thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn và đưa ra quyết định sáng suốt trong quá trình tuyển chọn.

Copyright: Freepik

Tại sao quy trình Xác định yêu cầu công việc lại quan trọng?

Quá trình xác định nhu cầu công việc đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phù hợp giữa các ứng viên và vị trí công việc. Hãy khám phá một số lý do chính tại sao quy trình này lại quan trọng đối với người sử dụng lao động:

1. Hiểu rõ các yêu cầu của vị trí

Bằng cách xác định yêu cầu công việc, anh/chị sẽ hiểu rõ về các kỹ năng, trình độ và năng lực cần thiết cho một vai trò cụ thể. Từ đó, anh/chị viết các mô tả công việc (JD) chính xác, đảm bảo các ứng viên tiềm năng hiểu về vai trò và có thể tự đánh giá sự phù hợp của họ.

>>> Xem thêm các bài viết hữu ích dành riêng cho Nhà tuyển dụng

2. Quy trình tuyển dụng hiệu quả

Khi anh/chị biết chính xác mình đang tìm kiếm điều gì ở ứng viên, anh/chị có thể sắp xếp hợp lý quy trình tuyển dụng của mình. Bằng cách tập trung vào các yêu cầu cụ thể, anh/chị có thể tránh lãng phí thời gian và nguồn lực cho những ứng viên không đạt yêu cầu, và thu hút được nguồn nhân lực chất lượng cao.

3. Sàng lọc ứng viên hiệu quả

Việc xác định nhu cầu công việc cho phép anh/chị phát triển các tiêu chí lựa chọn và phương pháp đánh giá phù hợp. Điều này đảm bảo rằng anh/chị đánh giá các ứng viên dựa trên trình độ và kỹ năng cần thiết giúp quá trình lựa chọn hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

4. Phù hợp với các mục tiêu của tổ chức

Bằng cách xác định rõ ràng yêu cầu công việc, anh/chị điều chỉnh các nỗ lực tuyển dụng của mình với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng những người mà anh/chị tuyển có những kỹ năng và năng lực cần thiết để góp phần vào thành công chung của tổ chức.

Khi nào nên tiến hành quy trình xác định nhu cầu công việc?

Quá trình xác định yêu cầu công việc lý tưởng nên được bắt đầu trước khi tuyển dụng. Cần phải hiểu rõ các tiêu chuẩn cần thiết trước khi đăng quảng cáo việc làm hoặc tìm nguồn ứng viên tiềm năng. Bằng cách tiến hành quy trình này trong giai đoạn đầu, anh/chị có thể sắp xếp hợp lý các nỗ lực tuyển dụng của mình, thu hút các ứng viên phù hợp và tối ưu hóa quy trình tuyển chọn (selection).

5 Bước để xác định nhu cầu công việc

Bây giờ, chúng ta hãy đi sâu vào các bước chính liên quan đến quy trình này:

Bước 1: Phân tích công việc

Bước đầu tiên để xác định yêu cầu công việc là tiến hành phân tích toàn diện về công việc. Điều này liên quan đến việc thu thập thông tin về các nhiệm vụ cụ thể, trách nhiệm và nghĩa vụ liên quan. Tương tác với những nhân viên trong tổ chức đã quen thuộc với vai trò này, xem xét các mô tả công việc hiện có và thực hiện các cuộc phỏng vấn hoặc khảo sát để thu được những thông tin chi tiết có giá trị. Mục tiêu là để hiểu rõ về các kỹ năng, trình độ và năng lực cần thiết để thực hiện công việc thành công.

Ví dụ: 

Hãy tưởng tượng anh/chị đang tuyển dụng vị trí nhà phát triển phần mềm (software developer). Thông qua phân tích công việc, anh/chị có thể xác định rằng vai trò này yêu cầu kỹ năng lập trình vững chắc, kinh nghiệm với các ngôn ngữ lập trình cụ thể và khả năng làm việc cộng tác trong đội ngũ.

Bước 2: Xác định năng lực

Một khi anh/chị đã thu thập thông tin thông qua phân tích công việc, bước tiếp theo là xác định các năng lực cốt lõi cần thiết cho công việc. Năng lực đề cập đến kiến thức, kỹ năng, khả năng và đặc điểm cá nhân để thực hiện công việc hiệu quả. Xem xét cả năng lực kỹ thuật (kỹ năng cứng) và hành vi phù hợp (kỹ năng mềm) với vai trò.

Ví dụ: 

Đối với vị trí nhà phát triển phần mềm, kỹ năng cứng có thể bao gồm sự thành thạo các ngôn ngữ lập trình như Python, Java hoặc C++, trong khi kỹ năng mềm có thể là bao gồm giải quyết vấn đề, tỉ mỉ và giao tiếp hiệu quả.

Bước 3: Mô tả công việc và Tiêu chuẩn công việc

Dựa trên thông tin thu thập được trong các bước trên, hãy tạo một bản mô tả và đặc tả công việc chi tiết. Mô tả công việc cho biết rõ ràng về vai trò, bao gồm trách nhiệm, nhiệm vụ và mối quan hệ báo cáo. Tiêu chuẩn công việc đặc tả các trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm cụ thể cần thiết cho công việc.

Ví dụ: 

Bản mô tả công việc cho vị trí nhà phát triển phần mềm có thể bao gồm các trách nhiệm như phát triển và bảo trì các ứng dụng phần mềm, cộng tác với các nhóm liên chức năng và khắc phục sự cố mã (code). Tiêu chuẩn công việc có thể chỉ định bằng cử nhân khoa học máy tính, thành thạo Python và Java và tối thiểu hai năm kinh nghiệm làm việc có liên quan.

Bước 4: Xác thực và Đánh giá

Điều quan trọng lúc này là phải xác nhận và xem xét bản mô tả và tiêu chuẩn công việc. Tìm kiếm thông tin đầu vào từ các bên liên quan chính, như người quản lý, người giám sát và chuyên gia nhân sự, để đảm bảo rằng các yêu cầu phản ánh chính xác nhu cầu của vai trò công việc và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Thực hiện các sửa đổi cần thiết dựa trên thông tin phản hồi của họ.

Ví dụ: 

Chia sẻ bản mô tả công việc với các tiêu chuẩn đến các bên có liên quan trong bộ phận phát triển phần mềm của tổ chức để tìm kiếm ý kiến đóng góp của họ. Xem xét phản hồi của họ để tinh chỉnh và hoàn thiện nhu cầu công việc.

Bước 5: Quảng cáo việc làm và Đánh giá ứng viên

Sau khi hoàn thiện bản mô tả với các tiêu chuẩn, anh/chị đã sẵn sàng để quảng cáo việc làm và đánh giá các ứng viên tiềm năng. Đảm bảo rằng quảng cáo công việc của anh/chị truyền đạt đúng yêu cầu công việc để thu hút những ứng viên đủ tiêu chuẩn. Trong quá trình đánh giá ứng viên, hãy đánh giá họ dựa trên nhu cầu công việc đã xác định, sử dụng các tiêu chí lựa chọn và phương pháp đánh giá phù hợp.

Ví dụ: 

Trong quảng cáo việc làm của nhà phát triển phần mềm, hãy phác thảo rõ ràng các kỹ năng và năng lực cần thiết, cùng với bất kỳ bằng cấp hoặc kinh nghiệm ưu tiên nào. Sử dụng các tiêu chí tuyển chọn, như bài kiểm tra về kỹ thuật và phỏng vấn, để đánh giá trình độ và sự phù hợp của ứng viên đối với vị trí đang tuyển.

Những câu hỏi thường gặp (FAQ)

Quy trình xác định nhu cầu công việc chỉ áp dụng cho các vị trí mới hay cũng có thể được sử dụng cho các nhân viên trong công ty?

Quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng được áp dụng cho cả vị trí mới và vị trí có nhân viên trong tổ chức. Đối với những vị trí mới, quy trình này giúp xác định các yêu cầu công việc ngay từ đầu. Đối với các vị trí đã có nhân viên, việc xác định yêu cầu có thể hữu ích khi tổ chức muốn cập nhật mô tả công việc hoặc khi anh/chị muốn đánh giá mối liên hệ giữa nhu cầu công việc đó với nhu cầu phát triển của tổ chức.

Bao lâu thì nên xem xét và cập nhật yêu cầu công việc?

Các nhu cầu công việc cần được xem xét và cập nhật định kỳ, đặc biệt khi có những thay đổi quan trọng trong tổ chức, ngành hoặc vai trò công việc. Thường xuyên xem xét lại yêu cầu công việc đảm bảo rằng những nhu cầu trước đó vẫn chính xác và phù hợp với nhu cầu phát triển của tổ chức.

Sẽ ra sao nếu bổ sung nhu công việc trong quá trình tuyển dụng?

Không có gì lạ khi muốn bổ sung các nhu cầu tuyển dụng, đặc biệt là khi tương tác với các ứng viên tiềm năng (hoặc đánh giá các nhu cầu đang phát triển của tổ chức). Trong những trường hợp như vậy, điều quan trọng là phải đánh giá tầm quan trọng của những nhu cầu bổ sung này và xem xét liệu phần mới đó có góp phần giúp nhân viên thành công trong công việc hay không. Nếu cần thiết, hãy cập nhật mô tả công việc và tiêu chuẩn tương ứng.

Phần kết luận

Xác định nhu cầu tuyển dụng là một bước quan trọng đối với nhà tuyển dụng để đảm bảo quy trình tuyển chọn thành công. Bằng cách làm theo hướng dẫn trong bài viết này, anh/chị có thể hiểu rõ các yêu cầu cụ thể đối với vị trí công việc của mình, hợp lý hóa các nỗ lực tuyển dụng và thu hút những ứng viên phù hợp nhất cho tổ chức. 

Hãy nhớ rằng, chìa khóa để xác định nhu cầu công việc hiệu quả nằm ở việc tiến hành phân tích kỹ công việc, xác định các kỹ năng liên quan và tạo ra JD chính xác. Bằng cách đầu tư thời gian và công sức vào giai đoạn này, nghĩa là anh/chị đã đặt nền móng vững chắc để xây dựng một đội ngũ nhân tài và có hiệu suất cao.

Các bài viết cùng chủ đề

• 10 Bí quyết viết JD không phải nhà tuyển dụng nào cũng biết
• Nhà tuyển dụng cần làm gì để tuân thủ pháp luật khi viết JD?
• 5 Lưu ý quan trọng khi viết Phát triển nghề nghiệp trong JD

Bài viết Tiết lộ cách xác định nhu cầu công việc như một chuyên gia đã xuất hiện đầu tiên vào ngày FreeC Blog.

source https://blog.freec.asia/tiet-lo-cach-xac-dinh-nhu-cau-cong-viec-nhu-mot-chuyen-gia/