Cách lên lịch họp Check-Ins với nhân viên mới thành công

Làm thế nào để nhận ra các lỗ hổng trong việc hòa nhập nhân viên mới với công ty? Làm sao để đảm bảo tổ chức vẫn hoạt động trơn tru và không tốn nỗ lực, chi phí cho việc thuê mới nhân viên? Cuộc họp kiểm tra (Check-Ins) là cách để anh chị sớm nhận ra những điều đó. Trong bài viết này, freeC for employers sẽ cung cấp mọi thông tin hữu ích xoay quanh vấn đề này để anh/chị rút kinh nghiệm cho quy trình onboard của công ty mình.

Mục đích của những cuộc họp Check-Ins này là gì?

Mục đích của các cuộc họp Check-Ins là thiết lập nền tảng vững chắc cho sự thành công của nhân viên mới, như:

• Chia sẻ thông tin và phản hồi
• Giải quyết mọi thắc mắc và khó khăn
• Đặt ra mục tiêu hiệu suất và mục tiêu học tập
• Xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa người giám sát và nhân viên mới.

Các cuộc họp Check-Ins nên được tiến hành như thế nào?

Các cuộc họp kiểm tra (Check-Ins) nên được tiến hành dưới dạng cuộc trò chuyện hai chiều. Điều quan trọng là phải tạo ra một không gian tập trung và không bị phân tâm. 

Nguồn ảnh: Freepik

Làm thế nào để tiến hành Check-Ins hiệu quả?

Để đảm bảo việc Check-Ins có hiệu quả và mang lại lợi ích cho cả nhân viên mới và tổ chức, hãy xem xét các nguyên tắc sau:

1. Chuẩn bị trước

Trước khi Check-Ins, người quản lý nên xem lại tiến độ, hiệu suất của nhân viên mới và mọi ghi chú từ những lần Check-Ins trước đó.

2. Tạo môi trường tích cực

Bắt đầu mỗi lần Check-Ins bằng cách chào hỏi nồng nhiệt và thân thiện. Ghi nhận những nỗ lực của nhân viên mới, củng cố tích cực cho thành tích và bày tỏ sự quan tâm thật đến trải nghiệm và trở ngại của họ.

3. Đặt câu hỏi mở

Khuyến khích nhân viên mới chia sẻ suy nghĩ, mối quan tâm và kinh nghiệm của họ bằng cách đặt những câu hỏi mở. Điều này thúc đẩy sự tương tác tích cực và hiểu rõ hơn về quan điểm của họ.

Ví dụ:

Thay vì hỏi “Anh/chị có đang đối mặt với thử thách nào không?” có thể dẫn đến câu trả lời đơn giản là “có” hoặc “không”. Hãy hỏi: “Cho đến nay, anh/chị đã gặp phải những thách thức nào và tôi có thể hỗ trợ anh/chị vượt qua chúng bằng cách nào?”. Điều này khuyến khích nhân viên mới cung cấp những hiểu biết chi tiết và mở ra con đường giải quyết vấn đề.

4. Lắng nghe tích cực

Trong quá trình Check-Ins, hãy tích cực lắng nghe những phản hồi, mối quan tâm và phản hồi của nhân viên mới. Thực hành sự đồng cảm và thể hiện sự quan tâm thật đến quan điểm của họ. Điều này giúp xây dựng niềm tin, củng cố mối quan hệ làm việc và thúc đẩy một môi trường hỗ trợ.

5. Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng

Đưa ra phản hồi cụ thể và có thể hành động cho nhân viên mới dựa trên hiệu suất và sự tiến bộ của họ. Nêu bật những điểm mạnh, ghi nhận những nỗ lực và đưa ra hướng dẫn về những lĩnh vực cần cải thiện của họ. Đảm bảo rằng phản hồi được đưa ra một cách mang tính xây dựng và hỗ trợ, nhấn mạnh sự tăng trưởng và phát triển.

Ví dụ:

Thay vì nói, “Kỹ năng giao tiếp của anh/chị cần được cải thiện”, hãy đưa ra phản hồi cụ thể như “Giao tiếp bằng văn bản của anh/chị rất xuất sắc và tôi đánh giá cao sự chú ý của anh/chị đến từng chi tiết. Để nâng cao hơn nữa khả năng giao tiếp bằng lời nói, tôi khuyên anh/chị nên luyện tập lắng nghe tích cực và tóm tắt các điểm chính.” trong các cuộc họp.”

6. Đặt mục tiêu thực tế

Cùng nhân viên mới đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn thực tế. Những mục tiêu này phải phù hợp với vai trò, nguyện vọng nghề nghiệp của họ và mục tiêu của tổ chức. Thường xuyên xem lại các mục tiêu này để theo dõi tiến trình và thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết.

7. Giải quyết các mối quan ngại và thách thức

Tích cực giải quyết mọi mối quan tâm hoặc thách thức mà nhân viên mới nêu ra trong quá trình Check-Ins. Lắng nghe một cách đồng cảm, đưa ra hỗ trợ và cộng tác để tìm ra giải pháp. Điều này chứng minh rằng mối quan tâm của họ được coi trọng và tổ chức cam kết mang lại thành công cho họ.

8. Ghi lại các điểm hành động

Ghi chú trong quá trình Check-Ins và tóm tắt các điểm thảo luận chính, các mục hành động và mục tiêu. Chia sẻ những ghi chú này với nhân viên mới để đảm bảo sự thống nhất và cung cấp tài liệu tham khảo cho những lần Check-Ins trong tương lai.

Ví dụ:

Sau khi Check-Ins, hãy gửi email tóm tắt các điểm thảo luận chính, các mục hành động đã thống nhất và bất kỳ tài nguyên hoặc hỗ trợ bổ sung nào được cung cấp. Điều này đảm bảo sự rõ ràng và đóng vai trò như một bản ghi chép cho cả nhân viên mới và người quản lý.

9. Theo dõi

Sau mỗi lần Check-Ins, điều cần thiết là phải theo dõi các mục hành động đã thảo luận. Kiểm tra sự tiến bộ của nhân viên mới, cung cấp hỗ trợ bổ sung nếu được yêu cầu và khen ngợi những thành tích đạt được. Điều này thể hiện sự cam kết liên tục và nuôi dưỡng ý thức trách nhiệm giải trình.

10. Cải tiến liên tục

Thường xuyên đánh giá hiệu quả của quá trình Check-Ins và tìm kiếm phản hồi từ nhân viên mới. Đánh giá xem có cần điều chỉnh hoặc cải tiến gì để nâng cao trải nghiệm làm quen tổng thể hay không và thực hiện các cải tiến cần thiết cho phù hợp.

Người giám sát nên ưu tiên điều gì khi lên lịch các cuộc họp Check-Ins này?

Người giám sát nên ưu tiên những việc sau:

Tính kịp thời

Lên lịch các cuộc họp Check-Ins trước ngày thuê nhân viên mới hoặc ngay khi họ đến. Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của quá trình Onboarding và tạo nên trải nghiệm tích cực cho họ.

Tính nhất quán

Lên lịch các cuộc họp Check-Ins đều đặn, chẳng hạn như 30, 60, 90 ngày, 6 tháng và 1 năm. Tính nhất quán đảm bảo rằng công ty anh/chị có sự tương tác và hỗ trợ liên tục trong suốt quá trình Onboarding.

Tầm quan trọng

Hãy đặt các cuộc họp Check-Ins là ưu tiên hàng đầu. Hãy coi chúng như những cuộc trò chuyện quan trọng đòi hỏi thời gian và sự chú ý tận tâm. Tránh hủy hoặc dời lịch trừ khi thực sự cần thiết và nếu cần lên lịch lại, hãy đặt lịch mới ngay lập tức.

Nguồn ảnh: Freepik

Trọng tâm 

Tạo một không gian riêng và không bị phân tâm cho các cuộc họp Check-Ins. Giảm thiểu sự gián đoạn và phiền nhiễu để đảm bảo rằng cả người giám sát và nhân viên mới đều có thể tập trung vào cuộc trò chuyện.

Tính linh hoạt 

Mặc dù các cuộc họp có thể được tiến hành thông qua Zoom hoặc Teams, hãy cân nhắc lựa chọn gặp mặt trực tiếp, đặc biệt đối với các cuộc họp kéo dài 6 tháng và 1 năm. Các cuộc gặp trực tiếp có thể tăng cường kết nối với những người làm việc từ xa và giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn.

Cá nhân hóa

Điều chỉnh các cuộc họp Check-Ins phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh của nhân viên mới. Hãy xem xét mức độ phức tạp của nhiệm vụ công việc và các mối quan hệ công việc của họ khi lập kế hoạch cho các cuộc họp Check-Ins.

Bằng cách ưu tiên những khía cạnh này, người giám sát có thể đảm bảo rằng các cuộc họp Check-Ins diễn ra hiệu quả, có ý nghĩa và hỗ trợ cho nhân viên mới trong quá trình onboarding.

Những chủ đề nào cần được đề cập trong mỗi cuộc họp?

Các chủ đề sẽ được đề cập trong mỗi cuộc họp như sau:

Cuộc họp kiểm tra 30 ngày (30 Day Check-In Meeting)

1. Hãy hỏi nhân viên mới về 30 ngày làm việc đầu tiên của họ.
2. Cung cấp thông tin phản hồi về tiến bộ của họ trong các lĩnh vực cụ thể, trích dẫn bằng chứng.
3. Thảo luận về việc họ sử dụng Zoom, Teams và email, đồng thời đảm bảo liên lạc và chia sẻ thông tin thường xuyên.
4. Hỏi xem điều gì đang hoạt động tốt và tại sao, đồng thời hỏi về những lĩnh vực thành công.
5. Thảo luận về những lĩnh vực cần được chú ý hoặc cải thiện và yêu cầu những ý tưởng để hỗ trợ cải tiến.
6. Chia sẻ phản hồi về các lĩnh vực cụ thể có thể được cải thiện, cung cấp bằng chứng và nêu rõ những kỳ vọng.
7. Kiểm tra mối quan hệ với các thành viên trong nhóm và người cố vấn.
8. Giải quyết bất kỳ câu hỏi nào về cơ cấu bộ phận, kỳ vọng hoặc lợi ích.

Cuộc họp kiểm tra 60 ngày (60 Day Check-In Meeting)

• Hỏi nhân viên mới về 30 ngày qua.
• Cung cấp thông tin phản hồi về tiến bộ của họ trong các lĩnh vực cụ thể, trích dẫn bằng chứng.
• Thảo luận về việc sử dụng Zoom, Teams và email của họ, đồng thời giải quyết mọi câu hỏi còn tồn tại trong quá trình đào tạo chức năng.
• Thảo luận về những gì đang tiếp tục hoạt động tốt và tại sao, đồng thời hỏi về những lĩnh vực tiếp tục thành công.
• Thảo luận về những lĩnh vực vẫn cần được chú ý hoặc cải thiện và hỏi ý tưởng để hỗ trợ cải tiến.
• Chia sẻ phản hồi về các lĩnh vực cụ thể có thể được cải thiện, cung cấp bằng chứng và nêu rõ những kỳ vọng.
• Kiểm tra mối quan hệ với các thành viên nhóm và người cố vấn.
• Giải quyết mọi thắc mắc về cơ cấu bộ phận hoặc các mối quan hệ làm việc nội bộ.

Nguồn ảnh: Freepik

Cuộc họp kiểm tra 90 ngày (90 Day Check-In Meeting)

• Hãy hỏi nhân viên mới về 30 ngày vừa qua.
• Cung cấp thông tin phản hồi về tiến bộ của họ trong các lĩnh vực cụ thể, trích dẫn bằng chứng.
• Thảo luận về việc sử dụng Zoom, Teams và email của họ, đồng thời giải quyết mọi câu hỏi còn tồn tại trong quá trình đào tạo chức năng.
• Hỏi về cách cung cấp phản hồi tốt nhất cho họ.
• Thảo luận về những lĩnh vực có thể vẫn cần được chú ý hoặc cải thiện và yêu cầu những ý tưởng để hỗ trợ cải tiến.
• Chia sẻ phản hồi về các lĩnh vực cụ thể có thể được cải thiện, cung cấp bằng chứng và nêu rõ những kỳ vọng.
• Kiểm tra mối quan hệ với các thành viên trong nhóm và người cố vấn.
• Giải quyết bất kỳ câu hỏi nào về cơ cấu bộ phận hoặc các mối quan hệ làm việc nội bộ.

Đánh giá thử việc 6 tháng (6-Month Probationary Review)

Cuộc họp này trang trọng hơn và tuân theo một quy trình khác. Đây là cuộc họp cần thiết để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Người giám sát hoàn thành Biểu mẫu tóm tắt đánh giá hiệu suất trong thời gian thử việc do bộ phận nhân sự cung cấp. Cuộc họp vẫn nên bao gồm các cuộc thảo luận về sự tiến bộ của nhân viên, các lĩnh vực đáng tin cậy, phản hồi và hỗ trợ để cải thiện.

Họp kỷ niệm một năm làm việc (One-Year Work Anniversary Meeting)

Buổi họp mặt này là dịp kỷ niệm một năm làm việc của nhân viên. Các cuộc thảo luận nên bao gồm sự tiến bộ của nhân viên, những lĩnh vực thành công, phản hồi và hỗ trợ để cải tiến. Thể hiện lòng biết ơn vì sự cống hiến của họ cho tổ chức.

Việc Check-Ins nên diễn ra ở đâu?

Việc Check-Ins có thể được thực hiện thông qua nhiều phương tiện khác nhau dựa trên cấu trúc và sở thích của tổ chức. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm:

• Cuộc họp trực tiếp: Cuộc gặp mặt trực tiếp cho phép tương tác 1:1, tín hiệu phi ngôn ngữ và kết nối cá nhân hơn. Chúng đặc biệt có giá trị cho những lần Check-Ins ban đầu và xây dựng nền tảng vững chắc.
• Hội nghị truyền hình (Video call): Trong trường hợp nhân viên mới ở xa hoặc ở một địa điểm khác, nền tảng hội nghị truyền hình cung cấp một phương tiện hiệu quả để tiến hành Check-Ins trong khi vẫn duy trì sự tương tác trực quan.
• Cuộc gọi điện thoại: Khi không thể tương tác trực tiếp, các cuộc gọi điện thoại sẽ cung cấp một giải pháp thay thế thuận tiện cho việc Check-Ins, cho phép trò chuyện trực tiếp và phản hồi kịp thời.
• Giao tiếp qua email hoặc trò chuyện: Trong một số trường hợp nhất định, việc Check-Ins có thể diễn ra thông qua các kênh liên lạc bằng văn bản. Mặc dù không mang tính cá nhân như gặp mặt trực tiếp nhưng những phương pháp này vẫn có thể tạo điều kiện thuận lợi cho phản hồi và hỗ trợ thường xuyên.

Việc lựa chọn phương tiện giao tiếp phải dựa trên tính chất của cuộc thảo luận, mức độ cần thiết và sở thích của cả nhân viên mới và người quản lý.

Những câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nếu nhân viên mới không có bất kỳ câu hỏi cụ thể nào trong quá trình Check-Ins thì sao?

Không có gì lạ khi nhân viên mới có những khoảng thời gian mà họ không có mối quan tâm hoặc câu hỏi cụ thể nào. Trong những trường hợp này, việc Check-Ins có thể tập trung vào việc xem xét tiến độ chung của họ, ghi nhận thành tích của họ và thảo luận về bất kỳ dự án hoặc mục tiêu nào sắp tới. Việc Check-Ins cũng có thể là cơ hội để cung cấp thông tin cập nhật về tổ chức, các sự kiện sắp tới hoặc cơ hội đào tạo có thể liên quan đến nhân viên mới.

Các cuộc họp Check-Ins thường kéo dài bao lâu?

Thời gian Check-Ins có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của cuộc thảo luận và nhu cầu của nhân viên mới. Trung bình, thời gian nhận phòng có thể dao động từ 30 phút đến một giờ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải ưu tiên chất lượng hơn số lượng. Cần tập trung vào việc hỗ trợ có ý nghĩa, giải quyết các mối quan ngại và thúc đẩy giao tiếp cởi mở, thay vì tuân thủ nghiêm ngặt một giới hạn thời gian cụ thể.

Tổng kết

Check-Ins đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp hỗ trợ, hướng dẫn và phản hồi cho nhân viên mới. Bằng cách lên lịch Check-Ins vào những khoảng thời gian thích hợp, tổ chức có thể tạo ra trải nghiệm onboarding tích cực; điều chỉnh kỳ vọng; xác định và giải quyết các thách thức; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự tăng trưởng và phát triển của nhân viên mới. Hãy nhớ rằng, buổi Check-Ins hiệu quả đòi hỏi anh/chị phải lắng nghe tích cực, phản hồi mang tính xây dựng, đặt mục tiêu và cải tiến liên tục. Bằng cách thực hiện này, tổ chức có thể chuẩn bị cho nhân viên mới của mình thành công và nuôi dưỡng văn hóa hỗ trợ và phát triển liên tục.

Các bài viết liên quan

• Kỳ vọng về hiệu suất: Chìa khóa giúp nhân viên mới thành công
• Triển khai đào tạo an toàn trong quá trình hội nhập
• Làm sao để giới thiệu văn hóa công ty cho nhân viên mới hiệu quả?

Bài viết Cách lên lịch họp Check-Ins với nhân viên mới thành công đã xuất hiện đầu tiên vào ngày FreeC Blog.

source https://blog.freec.asia/check-ins/