Hướng dẫn từng bước Viết và Gửi Email cho ứng viên hiệu quả

Bạn muốn viết email gửi cho ứng viên nhưng phải thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty? Nếu đúng như vậy, bạn hãy xem tiếp nội dung bên dưới; freeC Asia đã giải thích tầm quan trọng của việc dùng mẫu email ấn tượng, những điều cần chuẩn bị và từng bước viết email không thể bỏ qua.

Vai trò quan trọng của email tuyển dụng

Hiện nay, email đóng vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng, nhất là khi ứng viên có nhiều kênh thông tin về nghề nghiệp và kết nối với nhà tuyển dụng (NTD) dễ dàng hơn. Mỗi email gửi đi đều là cơ hội để NTD tạo dấu ấn và xây dựng thương hiệu mạnh trong mắt ứng viên, dù đó là email mời phỏng vấn, email mời nhận việc hay email từ chối. 

Những quy tắc và các mẫu email hữu dụng là rất cần thiết để bạn tăng khả năng thu hút và giữ chân những ứng viên một cách hiệu quả. Chỉ cần áp dụng đúng cách và chuẩn mực, email tuyển dụng sẽ là công cụ hữu hiệu giúp bạn đạt được mục tiêu tuyển dụng và tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp và tốt đẹp trong mắt ứng viên.

>>> Xem thêm:

• Vì sao công ty/ doanh nghiệp cần gửi email từ chối ứng viên
• Bí quyết gửi cold email giúp săn ứng viên bị động
• Hướng dẫn cách viết email xin lỗi khách hàng
• 3 mẫu email cần thiết dành cho nhà tuyển dụng

Bạn cần chuẩn bị gì trước khi gửi email?

1. Tìm hiểu về ứng viên

Trước khi gửi email cho ứng viên, bạn cần phải tìm hiểu kỹ về ứng viên đó. Việc này giúp cho việc gửi thư điện tử trở nên dễ dàng hơn và tạo được sự tương tác tích cực từ phía họ. Bạn có thể tìm hiểu thông tin bằng cách:

• Đọc thông tin đăng tải trên mạng xã hội của ứng viên, bao gồm Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, vv.
• Tìm kiếm thông tin của ứng viên trên trang web của công ty nếu họ đã từng ứng tuyển trước đó.
• Tham khảo thông tin trong hồ sơ ứng viên để hiểu rõ hơn về kinh nghiệm và kỹ năng.

2. Xác định mục đích gửi email

Trước khi gửi thư điện tử cho ứng viên, bạn cần phải xác định rõ mục đích gửi là gì. Đó có thể là để mời họ đến tham gia phỏng vấn; cập nhật thông tin về vị trí tuyển dụng; giới thiệu về công ty và vị trí tuyển dụng, vv. Việc xác định rõ mục đích gửi, giúp cho bạn có thể xây dựng nội dung email phù hợp và hiệu quả hơn.

3. Chuẩn bị nội dung email

Nội dung email là yếu tố quan trọng nhất để thu hút sự quan tâm của ứng viên. Bạn cần phải chuẩn bị chúng một cách cẩn thận và truyền tải được thông tin về công ty và vị trí tuyển dụng một cách rõ ràng và thu hút. 

(Xem tiếp phần nội dung “Cách viết email gửi ứng viên” bên dưới để được hướng dẫn chi tiết).

4. Tạo tiêu đề thư thu hút

Bạn cần phải tạo tiêu đề email thu hút và gợi cảm để ứng viên muốn mở email và đọc nội dung bên trong. Quy tắc đặt tiêu đề email:

1. Ngắn gọn: Tiêu đề email nên ngắn gọn, tối đa 10 từ để dễ dàng nhìn thấy trên hộp thư đến của ứng viên.
2. Truyền tải thông điệp chính: Tiêu đề email cần phải truyền tải thông điệp chính của email. Ví dụ như mời tham gia phỏng vấn, cập nhật thông tin về vị trí tuyển dụng, vv.
3. Thu hút: Nên đặt tiêu đề email hấp dẫn để thu hút sự chú ý của ứng viên.

5. Chọn địa chỉ email phù hợp

Bạn cần phải chọn địa chỉ phù hợp để gửi email cho ứng viên. Chúng gồm tên công ty hoặc tên cá nhân và nên sử dụng các dịch vụ email phổ biến như Gmail hoặc Outlook để tạo sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

6. Kiểm tra lại email trước khi gửi

Trước khi gửi email cho ứng viên, bạn cần đảm bảo nội dung thư hoàn toàn chính xác và không có lỗi chính tả hoặc sai sót khác. Bạn nên đảm bảo rằng email đã gửi đến ứng viên là hoàn toàn chuyên nghiệp và không gây bất kỳ ấn tượng xấu nào đối với công ty của mình.

Tóm lại, chuẩn bị kỹ càng trước khi gửi email cho ứng viên là một trong những yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả tối đa trong quá trình tuyển dụng. bạn cần phải tìm hiểu kỹ về ứng viên, xác định rõ mục đích gửi email, chuẩn bị nội dung email và tiêu đề email thu hút, chọn địa chỉ email phù hợp và kiểm tra lại email trước khi gửi để đảm bảo nội dung email ho

Cách viết email gửi ứng viên hay nhất

Đây là điều mà các nhà tuyển dụng cần phải học hỏi và tuân thủ. Dưới đây là một số lời khuyên để giúp bạn viết email gửi ứng viên hiệu quả nhất:

Bắt đầu bằng một lời chào cảm động 

Để tạo ra một ấn tượng tốt với ứng viên từ lần đầu tiên tiếp xúc qua email, bạn hãy mở đầu bằng một lời chào hữu cảm động. Viết một câu chào hỏi thân thiện, chân thành sẽ giúp cho ứng viên cảm thấy thoải mái và đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với họ. Đồng thời, nó cũng giúp cho email trở nên chuyên nghiệp và có tính cá nhân hóa.

Ví dụ: “Chào anh/chị” hoặc “Xin chào Anh/Chị”.

Sử dụng ngôn ngữ trang trọng

Văn phong trong email gửi ứng viên phải được thể hiện bằng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp. Sử dụng ngôn từ và câu văn chính xác, tránh việc sử dụng từ địa phương, tiếng lóng, hay gây khó chịu cho người đọc. 

Hãy lưu ý rằng, email là một phần quan trọng của quá trình tuyển dụng. Đây là một yếu tố quan trọng để thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng đối với ứng viên.

Thể hiện sự đồng cảm

Việc thể hiện sự đồng cảm đối với ứng viên là một yếu tố quan trọng để xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp với họ. Trong email, hãy đề cập đến những điểm mạnh trong CV và đánh giá cao nỗ lực của họ trong quá trình tìm kiếm việc làm. Nếu có thể, hãy cố gắng tìm hiểu thêm về ứng viên thông qua các mạng xã hội và đề cập đến những điểm chung giữa bạn với họ. Điều này sẽ giúp tạo ra một mối liên kết và tạo niềm tin cho ứng viên.

Cung cấp đầy đủ thông tin

Để đảm bảo rằng email gửi ứng viên của bạn được hiệu quả, hãy chắc rằng nó đã cung cấp thông tin cụ thể và chính xác về vị trí công việc, bao gồm cả mức lương, lịch làm việc và các yêu cầu kỹ năng. Nếu có thể, hãy tìm hiểu thêm về ứng viên và đề cập đến những điểm mạnh của họ để giúp họ hiểu rõ hơn về công việc và đáp ứng được yêu cầu của bạn.

Kết thúc email bằng lời chúc tốt đẹp

Kết thúc email bằng lời chúc tốt đẹp là một phần quan trọng để tạo sự thân thiện và tạo ấn tượng tốt cuối cùng với ứng viên. Có nhiều cách để kết thúc một email gửi ứng viên, nhưng lời chúc tốt đẹp là một trong những cách phổ biến nhất và hiệu quả nhất.

Khi viết phần này, hãy nhấn mạnh rằng bạn rất mong muốn được làm việc với ứng viên trong tương lai. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như “rất mong được làm việc với bạn“, “chúc bạn thành công trong tương lai“, hoặc “rất trân trọng được đón tiếp bạn trong đội ngũ của chúng tôi“. Những lời này sẽ giúp tạo ấn tượng cuối cùng tốt đẹp với ứng viên và tạo nên sự gắn kết.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tạo ra sự khác biệt và độc đáo, bạn có thể cân nhắc sử dụng một số hình thức kết thúc khác như:

• Cảm ơn ứng viên đã đọc email và dành thời gian để xem xét vị trí công việc.
• Hỏi ứng viên có câu hỏi gì thêm về vị trí công việc hoặc quá trình tuyển dụng không.
• Đề nghị hẹn hò để thảo luận về chi tiết vị trí công việc và làm quen với nhau hơn.

Dù bạn sử dụng phương pháp nào để kết thúc email gửi ứng viên, nhớ rằng lời chúc tốt đẹp là một phần quan trọng và cần được viết một cách chân thành và thân thiện để tạo ra ấn tượng tốt với ứng viên.

Checklist quan trọng trước khi gửi email tới ứng viên

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ nội dung và tài liệu cần thiết, bạn có thể bắt đầu gửi email cho ứng viên theo các bước sau:

1. Xác định địa chỉ email của ứng viên: Để gửi email cho ứng viên, bạn cần đảm bảo rằng email được gửi đến địa chỉ chính xác và không có lỗi chính tả.
2. Tạo tiêu đề: Tiêu đề email cần phải rõ ràng và có liên quan đến vị trí tuyển dụng. Sử dụng các từ khóa có liên quan đến công việc để giúp email nổi bật và thu hút sự chú ý của ứng viên.
3. Viết nội dung: Nội dung email cần phải được viết ngắn gọn, trực tiếp và có tính chuyên nghiệp. Bạn cần đảm bảo rằng thông tin được truyền tải đầy đủ và rõ ràng. Bao gồm tên người nhận, lời chào hỏi, giới thiệu về công ty và vị trí tuyển dụng, yêu cầu công việc và quy trình phỏng vấn.
4. Thêm tài liệu đính kèm: Bạn cần đảm bảo rằng chúng được đính kèm đầy đủ và chính xác như CV của ứng viên và các tài liệu liên quan khác.
5. Kiểm tra lại nội dung: Bạn cần kiểm tra lại nội dung email và đảm bảo rằng không có lỗi chính tả và thông tin được truyền tải đầy đủ và rõ ràng.
6. Gửi email: Sau khi đã kiểm tra lại nội dung lần cuối, bạn có thể gửi email cho ứng viên. Đảm bảo rằng email được gửi đúng địa chỉ và đúng thời điểm.

Email gửi ứng viên là một công cụ rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Việc chuẩn bị kỹ càng và sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp sẽ giúp email của bạn trở nên thu hút hơn và tạo ấn tượng tốt với ứng viên.

Bài viết Hướng dẫn từng bước Viết và Gửi Email cho ứng viên hiệu quả đã xuất hiện đầu tiên vào ngày FreeC Blog.

source https://blog.freec.asia/cach-gui-email-cho-ung-vien/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=cach-gui-email-cho-ung-vien